Formalités greffe

Sommaire

Les greffes des tribunaux de commerce permettent de centraliser de nombreuses formalités.

Avant le 1er janvier 2023, les greffes des tribunaux de commerce pouvaient être un centre des formalités (CFE) pour les :
  • sociétés civiles ;
  • sociétés d'exercice libéral ;
  • agents commerciaux ;
  • groupements d'intérêt économique.

Depuis le 1er janvier 2023, l'ensemble des formalités liées aux entreprises (création, de modification et de cessation d'activité des entreprises ainsi que celles de l'accès à des professions réglementées) s'effectuent sur le site formalites.entreprises.gouv.fr.

Mais de nombreuses autres formalités peuvent être réalisées auprès du greffe d'un tribunal de commerce.

À noter : le site officiel entreprendre.service-public.fr simplifie les démarches administratives des entrepreneurs en centralisant tous les renseignements accessibles via différents sites internet. Il donne accès à une documentation complète sur la création d’entreprise, la cession d’entreprise, la reprise d’entreprise, la gestion d’entreprise et toutes les formalités qui y sont liées (immatriculation au greffe du tribunal de commerce, embauche de salarié, cession de fonds de commerce, etc.).

Formalités greffe : les données d'immatriculation

Le RCS, Registre du commerce et des sociétés, qui centralise toutes les informations légales sur les entreprises commerciales et s'occupe de leur immatriculation, dépend du greffe de chaque tribunal de commerce.

Ainsi, lors de son immatriculation, une entreprise commerciale reçoit :

  • un extrait Kbis pour une personne morale ;
  • un extrait K pour une personne physique.

Il s'agit d'un document officiel et légal qui reprend l'ensemble des mentions enregistrées auprès du registre du commerce et des sociétés et qui permet de justifier de l'existence juridique d'une entreprise commerciale.

Ce document est exigé pour de nombreuses démarches administratives, ainsi il peut être délivré à toute personne qui en fait la demande auprès du greffe.

À noter : les juges considèrent que, dès lors que des mentions au RCS d’une société sont inexactes ou incomplètes, toute personne justifiant y avoir intérêt peut demander au juge commis à la surveillance du RCS de faire rectifier ces mentions. C'est ainsi le cas pour un associé qui aurait intérêt à faire modifier des mentions même s'il n'est pas directement concerné par les mentions en question (Cass. com., 9 septembre 2020, n° 19-15.422).

L'édition d'un extrait Kbis est facturée à la personne qui en fait la demande :

  • au guichet du greffe : 2,69 € ;
  • par courrier : 3,85 € ;
  • par voie électronique: 3,37 €.

Depuis début 2020, tous les chefs d’entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés bénéficient d’un accès en ligne gratuit et illimité à leur extrait K ou Kbis numérique via le site monideum.fr.

Bon à savoir : la plupart du temps les administrations exigent un extrait Kbis de moins de 3 mois.

Attention : suite à l’immatriculation de leur entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS), les entrepreneurs et sociétés sont régulièrement victimes d’arnaques réalisées au moyen de courriers aux apparences d’un courrier officiel envoyés par le registre du commerce et des sociétés.  Ces courriers, souvent accompagnés d’une facture à payer, jouent sur la confusion avec Infogreffe, un greffe de tribunal de commerce, parfois avec le RSI ou la tva intracommunautaire. Pour contrer le développement de ces arnaques, Infogreffe a mis en ligne un blog qui répertorie les escroqueries et les sites parasites : myinfogreffe.fr/repertoire-des-arnaques.

À noter : les juges considèrent que, dès lors que des mentions au RCS d’une société sont inexactes ou incomplètes, toute personne justifiant y avoir intérêt peut demander au juge commis à la surveillance du RCS de faire rectifier ces mentions. C'est ainsi le cas pour un associé qui aurait intérêt à faire modifier des mentions même s'il n'est pas directement concerné par les mentions en question (Cass. com., 9 septembre 2020, n° 19-15.422).

Formalités greffe : dépôt des comptes annuels

De nombreuses sociétés doivent déposer chaque année leurs comptes auprès du greffe du tribunal de commerce dont elles dépendent.

Pour qui ?

Les entreprises qui ont obligation de déposer leurs comptes annuels auprès du greffe sont les :

  • entrepreneurs individuels à responsabilité limitée : EIRL (notez qu'il n'est plus possible d’adopter le statut d’EIRL depuis la loi n° 2022-172 du 14 février 2022 mais les anciennes EIRL demeurent régies par les dispositions des articles L. 526-6 et suivants du Code de commerce relatifs à l’ancien statut) ;
  • sociétés à responsabilité limitée :
  • sociétés de personnes :
    • sociétés en nom collectif : SNC ;
    • sociétés en commandite simple : SCS ;
    • certaines sociétés en nom collectif : SNC ;
  • sociétés par actions :
    • sociétés anonymes : SA ;
    • sociétés par actions simplifiées : SAS ;
    • sociétés en commandite par actions : SCA ;
  • sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger, mais qui ont un ou plusieurs établissements en France ;
  • sociétés d'exercice libéral :
    • SELARL ;
    • SELAFA ;
    • SELCA ;
    • SELAS ;
  • certaines sociétés coopératives et unions.

Bon à savoir : pour les exercices ouverts à compter du 22 juin 2024, certaines entreprises, listées par le décret n° 2023-493 du 22 juin 2023, ont l'obligation d’établir, de publier et de mettre à disposition du public un rapport relatif à l’impôt sur les sociétés. Le contenu de ce rapport est fixé par l'ordonnance n° 2023-483 du 21 juin 2023. Le rapport doit être déposé au greffe du tribunal de commerce dans un délai de 12 mois à compter de la clôture de l’exercice.

Quand ?

Les entreprises soumises à l'obligation de déposer leurs comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce doivent tenir une assemblée générale dans les 6 mois suivant la date de clôture de leur exercice social. Elles doivent ensuite déposer leurs comptes auprès du greffe dans le mois qui suit l'assemblée générale.

Comment ?

Afin de déposer leurs comptes auprès du greffe du tribunal de commerce, les entreprises doivent fournir :

  • le bilan actif et passif ;
  • le compte de résultat ;
  • les annexes ;
  • le rapport de gestion ;
  • le procès-verbal de l'assemblée générale ;
  • si besoin :
    • le rapport du commissaire aux comptes ;
    • le rapport du conseil de surveillance ;
  • si la société doit établir des comptes consolidés :
    • les comptes consolidés ;
    • le rapport sur la gestion du groupe ;
    • le rapport des commissaires aux comptes ;
    • si besoin : le rapport du conseil de surveillance.

Les entreprises doivent utiliser le guichet électronique des formalités des entreprises pour transmettre leurs comptes annuels ainsi que leurs comptes consolidés au RCS (arrêté du 21 octobre 2022). 

Bon à savoir : les entreprises peuvent bénéficier d’une assistance gratuite pour les accompagner dans l'accomplissement de leurs formalités, tant sur les aspects techniques d’utilisation du site internet que sur les aspects réglementaires. Cette assistance est accessible par téléphone (01 56 65 89 98) ou en présentiel (possibilité de prendre rendez-vous avec le réseau consulaire compétent) ou en ligne.

En pratique, au moment de réaliser sa première formalité, l'entreprise doit créer un compte pour s'identifier et accéder à l’environnement sécurisé de dépôt. Puis, en fonction du type de formalité considéré, le guichet unique proposera un formulaire en ligne adapté et indiquera les informations et pièces justificatives à fournir.

Pour assurer la continuité du service en cas de dysfonctionnement du site formalites.entreprises.gouv.fr, une procédure de secours a été mise en place jusqu’au 31 décembre 2023. Grâce à cette procédure dérogatoire, il est possible d’utiliser le précédent service en ligne mis à disposition pour réaliser les formalités d’entreprise. En revanche, le dépôt des dossiers version papier n'est plus possible depuis le 16 octobre 2023, sauf pour les formalités de modification et de cessation d'entreprises étrangères et les formalités de création d'associations immatriculées au Registre du commerce et des sociétés.

Bon à savoir : l'article L. 232-23 du Code de commerce (issu de l'ordonnance n° 2017-1142 du 7 juillet 2017) permet aux sociétés qui établissent un document de référence de le communiquer au greffe du tribunal de commerce, ce qui les dispense, à compter des exercices clos le 31 décembre 2017, de déposer indépendamment les pièces qu'il contient (comptes annuels, rapport de gestion, résolution d'affectation des résultats, etc.). Le document de référence doit alors contenir une table permettant au greffier d'identifier les différents documents, sachant que la société peut déposer concomitamment les documents non contenus dans le document de référence.

À noter : depuis la loi n° 2018-727 du 10 août 2018, toutes les sociétés commerciales, quelle que soit leur forme, pouvant être qualifiées de petites entreprises au sens de l'article L. 123-16 du Code du commerce, sont dispensées d'établir un rapport de gestion. Cette dispense s'applique aux rapports afférents aux exercices clos depuis le 11 août 2018. Restent toutefois dans l'obligation d'établir un rapport de gestion les petites entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participation ou des valeurs mobilières, ainsi que les petites entreprises appartenant à l'une des catégories définies à l'article L. 123-16-2 du Code de commerce.

Lire l'article

Sanction en cas de non-dépôt des comptes annuels

Lorsqu'une société ne dépose pas ses comptes annuels dans les délais légaux, le président du tribunal de commerce peut adresser au dirigeant de cette société une injonction de déposer les comptes annuels de la société, dans le délai d'un mois, sous peine d'astreinte.

L'injonction de dépôt des comptes annuels est adressée au dirigeant de la société et non à la société elle-même. De la même manière, le paiement de l'astreinte appartient au dirigeant à titre personnel. Le dirigeant ne peut pas faire supporter ce paiement à la société (Cass. com., 7 mai 2019, n° 17-21.047).

Bon à savoir : en cas de non-dépôt des comptes, une amende de 1 500 € peut également être réclamée.

Coût

Le coût du dépôt des comptes annuels dépend du type de comptes déposés et de la façon dont ils sont déposés.

Types de dépôts Comptes annuels

Comptes annuels consolidés

Dépôt par correspondance 45,02 € 87,70 €
Dépôt auprès du guichet des greffes 45,02 €

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