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Quand il est nécessaire pour lui de porter un litige de la vie quotidienne devant un conseil de prud'hommes ou le tribunal judiciaire (ex-tribunal d'instance), le citoyen français doit, en principe, recourir à un huissier de justice et procéder par voie d'assignation. Mais, dans certains cas, et jusqu'au 31 décembre 2019, il pouvait saisir le juge par simple déclaration au greffe.
Bon à savoir : suite à la réforme de la procédure civile (décret n° 2019-1333 du 11 décembre 2019), les modes de saisine ont été simplifiés au 1er janvier 2020. La saisine par déclaration au greffe a disparu. Désormais, en principe, la juridiction doit être saisie par voie d'assignation (article 54 du Code de procédure civile). La demande peut toutefois être formée par requête (sous certaines conditions) ou par requête conjointe.
À noter : le 1er janvier 2020, les tribunaux d'instance et de grande instance ont fusionné pour devenir le tribunal judiciaire (loi n° 2019-222 du 23 mars 2019 de programmation 2018-2022 et de réforme pour la justice). Les tribunaux d'instance qui étaient situés dans des communes différentes des tribunaux de grande instance, sont devenus des chambres détachées du tribunal judiciaire, appelées « tribunaux de proximité ».
Explications sur cette procédure simplifiée qui permettait de saisir certains tribunaux civils.
Attention : à peine d'irrecevabilité de la déclaration, la loi de modernisation de la Justice du XXIe siècle du 18 novembre 2016 imposait que toute déclaration au greffe du tribunal d'instance soit précédée d'une tentative de conciliation menée par un conciliateur de justice, sauf :
1° Si l'une des parties au moins sollicitait l'homologation d'un accord ;
2° Si les parties justifiaient d'autres diligences entreprises en vue de parvenir à une résolution amiable de leur litige ;
3° Si l'absence de recours à la conciliation était justifiée par un motif légitime.
Que devait contenir la déclaration au greffe ?
Démarche auprès du greffe
La déclaration au greffe était une manière particulière de saisir certaines juridictions civiles : conseil de prud'hommes et tribunal d'instance.
Hormis le conseil de prud'hommes, la saisine du tribunal devait se faire par déclaration au greffe quand la demande ne dépassait pas 4 000 € (article 843 du Code de procédure civile en vigueur jusqu'au 1er janvier 2020).
La déclaration au greffe était écrite. Elle devait être remise au greffe. Si l'on n'avait pas d'avocat, il était conseillé d'aller au greffe pour y remplir la demande et la remettre. Cela permettait de poser des questions au greffier ou au secrétaire en cas de difficultés.
Le greffe remettait au déposant un document établissant l'enregistrement de la déclaration au greffe.
Conseil : il convenait de bien conserver ce document et d'en faire des photocopies au cas où. On pouvait aussi le scanner et stocker ce scannage sur son ordinateur.
Bon à savoir : les juridictions de proximité n'existent plus depuis le 1er juillet 2017. Les tribunaux d'instance étaient compétents pour tous les litiges portant sur des sommes inférieures à 10 000 € jusqu'au 31 décembre 2019. Le 1er janvier 2020, les tribunaux d'instance et de grande instance ont fusionné pour devenir des tribunaux judiciaires.
Mentions obligatoires
La déclaration au greffe devait obligatoirement contenir les mentions suivantes, sous peine de nullité (articles 58 et 843 du Code de procédure civile en vigueur jusqu'au 1er janvier 2020) :
- Pour les demandeurs personnes physiques (c'est-à-dire les individus qui saisissaient le tribunal) : nom, prénoms, profession, domicile, nationalité, date et lieu de naissance du demandeur.
- Pour les demandeurs personnes morales (c'est-à-dire les sociétés, associations, etc., qui saisissaient le tribunal) : forme de la personne morale, dénomination, siège social, organe qui la représentait légalement.
- Nom, prénoms et domicile du défendeur personne physique (l'individu qui était attaqué devant le tribunal) ; dénomination et siège social du défendeur personne morale.
- Objet et motifs de la demande (préciser le montant : par exemple, en matière prud'homale, on indiquait que l'on demandait 20 000 € pour licenciement abusif).
- Diligences entreprises pour parvenir à une résolution amiable du litige. Cette précision n'était pas exigée en cas de motif légitime tenant à l'urgence ou à la matière considérée, en particulier quand cette matière intéressait l'ordre public
- Date et signature.
Pièces jointes à la déclaration
Le demandeur devait joindre à sa déclaration au greffe les copies des pièces qu'il entendait invoquer à l'appui de ses prétentions (par exemple : contrat de travail, lettre de licenciement etc). Il devait y avoir autant de copies de ces pièces que de personnes convoquées au tribunal.
Attention : le fait que la déclaration au greffe s'accompagne de pièces étayant la demande ne dispensait pas le demandeur de communiquer par ailleurs ses conclusions et ses pièces au défendeur (ou à son avocat), en temps et en heure.
Déclaration au greffe : quels étaient ses effets ?
Une fois enregistrée la déclaration au greffe, c'était le greffe du tribunal qui se chargeait de convoquer les parties au procès, à une date déterminée.
Le greffier devait convoquer le défendeur à l'audience par lettre recommandée avec accusé de réception (article 844 du Code de procédure civile en vigueur jusqu'au 1er janvier 2020). La convocation du défendeur valait citation.
Cette convocation devait comporter une copie de la déclaration au greffe. Elle devait aussi comporter la copie des pièces jointes à la déclaration.
Le greffier devait aviser le demandeur, par tout moyen, des date, lieu et heure de l'audience.
Bon à savoir : l'enregistrement de la déclaration au greffe interrompait les délais de prescription.
Pour en savoir plus :
- La justice civile règle les conflits entre les particuliers.