Procès-verbal

Sommaire

Un procès-verbal (PV) est un écrit doté d’une valeur juridique. Devant les tribunaux, c’est un moyen de preuve qui peut être valablement invoqué. En France, que ce soit dans le cadre de réunions, de contraventions ou d’atteinte aux infractions routières, d'assemblées générales de sociétés ou de copropriétés, d'enquêtes judiciaires, etc., les PV revêtent une importance particulière : ils peuvent servir de preuve. Il en existe différentes sortes. PagesConseils fait le point sur les PV.

Procès-verbal : définition

Un procès-verbal (PV) est un document écrit. Il retranscrit des échanges oraux ou dresse un constat. Il peut être dressé :

  • à l’issue d’une réunion : les réunions d’une certaine importance telles qu’une assemblée générale d’actionnaires, ou des réunions devant faire foi et lors desquelles des décisions importantes sont prises, doivent être sanctionnées par un procès-verbal ;
  • dans le cadre d’une infraction simple : un agent public peut dresser un procès-verbal en cas de faute pénale de faible gravité. C'est le cas pour les infractions au Code de la route par exemple ;
  • etc.

Son objectif est de résumer les décisions prises et les résolutions prises. C’est pourquoi le PV constitue un compte-rendu écrit qui sert de preuve.

Il existe diverses catégories de PV. Ils sont établis dans le cadre d'activités privées ou publiques. Normalement, leur caractéristique commune est qu'ils sont obligatoires : telle autorité publique est tenue légalement de dresser un PV dans tel cas, telle assemblée générale doit légalement faire l'objet d'un PV etc.

À titre d'exemples, il existe notamment :

  • le PV de réunion de comité d'entreprise ;
  • le PV de l'inspection du travail constatant un manquement au Code du travail ;
  • le PV d'une assemblée générale ;
  • le PV d'une renonciation à une succession ;
  • le PV pour infractions au Code de la route ;
  • le PV de dépôt de plainte ;
  • le PV d'audition d'un témoin dans une enquête judiciaire.

L'intérêt d'un PV est qu'il peut servir de preuve. C'est particulièrement le cas quand il revêt un caractère officiel et qu'il est établi par une autorité publique.

Bon à savoir : Le PV peut être établi en plusieurs exemplaires, destinés à différentes personnes. Il est dressé en français lorsqu’il est établi par une autorité publique. S’il est dressé dans une autre langue, il devra être traduit en français par un service officiel de traduction pour être valable devant une juridiction hexagonale.

La rédaction d’un procès-verbal

Le PV doit être clair, précis et fidèle aux échanges verbaux ou aux faits constatés.

La procédure préalable

Dans le cas d’un PV d’associés, ces derniers doivent être convoqués par lettre recommandée avec accusé de réception, ou via les autres moyens de convocation définis dans les statuts de la société. Les convocations doivent se faire dans un certain délai (généralement 15 jours).

La convocation doit être accompagnée de l'ordre du jour ainsi que du projet des résolutions (l’intégralité des articles) qui seront soumises au vote de l'assemblée au jour J.

Selon les règles du droit, aucune résolution ne peut être adoptée lors de l'assemblée si elle n'a pas été au préalable intégrée dans la convocation, sauf accord unanime des associés.

Ainsi, un PV ne peut pas être valable si les formalités de convocation préalable et de délai n’ont pas été observées. Un participant qui n’a pas été prévenu peut ainsi s’opposer au PV.

La rédaction proprement dite

Que ce soit lors d'une réunion de comité d'entreprise, d'une assemblée générale de société ou de copropriété, etc., la manière dont le PV est dressé peut avoir des implications juridiques significatives.

La manière dont les informations sont consignées dans le document doit traduire fidèlement les conclusions de la séance.

Tout d’abord, les points inscrits à l’ordre du jour doivent être évoqués dans l’ordre et avec précision.

Ensuite, chaque point abordé doit être développé et les réserves émises par les participants à la séance consignées. Les décisions prises doivent être écrites pour que tous les signataires en soient conscients.

Enfin, le public présent doit être mentionné afin que l’acte puisse être opposable à toute personne ayant pris part à la séance et ayant apposé sa signature sur le PV.

Il faut noter que chaque page du procès-verbal doit être paraphée par chacun des participants. Mais lorsque le public est trop nombreux, le président de séance et le secrétaire peuvent en parapher chaque page.

Conseil : Il est recommandé de prendre des notes au stylo avant de procéder postérieurement à la saisie de chaque note. Chaque point évoqué le jour de la séance doit être noté et les résolutions prises inscrites sur une feuille, dans les moindres détails.

Le secrétaire de séance n’a pas le droit de modifier le contenu d’une résolution s’il n’a pas prévenu les membres.

Bon à savoir : Le paraphe est une forme de signature simplifiée. Il peut se résumer aux initiales du participant. Il est obligatoirement apposé sur chaque page du procès-verbal sur un espace vide, sauf sur la dernière où doit apparaître la signature. C’est un moyen d’éviter toute fraude, pour utiliser le PV comme un titre valant droit.

Qui pour rédiger le procès-verbal ?

Dans la plupart des cas, la loi détermine les personnes habilitées à dresser un PV.

Ainsi, dans le cadre d’une assemblée générale de SARL, c’est le gérant qui doit dresser le PV de réunion. Pour une SAS, n’importe lequel des membres de l’organe exécutif de la société peut rédiger le PV de réunion de l’assemblée générale.

Cependant, lorsqu’une autre personne tient ce rôle lors d’une réunion, celle-ci doit être expressément nommée et compétente pour la mission.

Exemples de procès-verbaux

Le PV est obligatoire entre autres dans des cas aussi dissemblables qu'une assemblée générale de société ou un manquement au Code de la route.

Assemblée générale d'une société

Une assemblée générale de société doit obligatoirement faire l'objet d'un PV. Ce PV doit préciser notamment :

  • la date et le lieu de l'assemblée ;
  • les associés présents à la réunion ;
  • un résumé des débats ;
  • les résolutions et décisions adoptées ;
  • les résultats des votes ;
  • les rapports et documents qui ont été soumis à l'assemblée.

D'autres mentions doivent obligatoirement figurer selon le type de société.

Bon à savoir : en principe, le PV de l'assemblée générale doit figurer dans un registre spécial. Ce registre doit être paraphé par un juge du tribunal de commerce ou du tribunal d'instance, ou bien par le maire ou l'adjoint au maire de la commune du siège social, ou le service compétent de la mairie. Le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 autorise les commerçants relevant du régime fiscal de la micro-entreprise à tenir sous forme électronique le livre des recettes et le registre des achats (articles D. 123-205-1 et suivants du Code de commerce).

Procès-verbal pour infractions routières

Un PV pour infractions routières doit obligatoirement comporter trois volets :

  • premier volet : la carte de paiement ;
  • deuxième volet : l'avis de contravention ;
  • troisième volet : le PV de contravention proprement dit. C'est le duplicata du deuxième volet. Il est conservé par l'autorité publique. Signé par l'agent verbalisateur, ce volet est celui qui fait foi devant les tribunaux.

Le PV d’infraction routière n'est valable que s'il comporte :

  • le nom de l'agent verbalisateur et le service auquel il appartient ;
  • la nature de l'infraction ;
  • le lieu, la date et l'heure de sa commission ;
  • le numéro d'immatriculation du véhicule.

Le PV doit aussi préciser que l'infraction entraîne un retrait de points. Doivent également être indiqués l'existence d'un traitement automatisé des points et le droit d'avoir accès à ce traitement automatisé.

Bon à savoir : d'autres mentions sont obligatoires en cas d'excès de vitesse détecté par radar automatique.

À noter : vous pouvez consulter le simulateur officiel en ligne pour connaître les sanctions liées aux différentes infractions. Après avoir sélectionné la faute concernée parmi les 70 proposées, le simulateur énonce les sanctions possibles (retrait de points, amende, suspension de permis, etc.).

En conclusion :

  • Le PV est un acte dressé soit à l’issue d’une réunion pour servir de preuve des résolutions prises, soit par un officier de l’Etat pour constater un manquement à la loi.
  • Lors des réunions, les PV doivent être datés et signés des participants. Chaque participant doit parapher chaque page du PV afin d’en garantir l’authenticité. Ainsi, nul ne pourra modifier le texte. Le paraphe est posé sur l’espace vide disponible sur les pages.
  • Pour que le procès verbal soit valable et produire les effets de droit qui y sont rattachés, les participants doivent être informés au préalable de la réunion soit par lettre recommandée, soit par email.

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